Başvuruları incele: kabul, ret, mülakat ve oylama

Her başvuru yetkili kanalına bir kart olarak düşer. Ekibin kartı okur ve tek tıkla karar verir: Kabul et, Reddet ya da Mülakat; yetkili oylamasını açtıysan da oy verir. Aynısını kontrol panelinden de yapabilirsin; ikisi hep senkron kalır.

Yetkili kartında neler var?

Bir üye başvurusunu gönderdiğinde Toscio yetkili kanalına şunları yayınlar:

• yetkili rollerini etiketleyen "@Yetkili Yeni başvuru" satırı;
• başvuranın adı ve avatarı, bir de "Başvuru — form adı" başlığı;
• Discord hesabının ne zaman açıldığı ve sunucuna ne zaman katıldığı; yan hesapları fark etmek için çok işe yarar;
• her soru ve cevabı (atlanan isteğe bağlı sorularda "Cevap yok"). Çoklu seçimler satır satır listelenir, dosyalar "📎 ad (boyut)" şeklinde görünür;
• dosyaların kendisi, karta ekli olarak; yetkililerin onları doğrudan Discord'da açabilir;
• en altta başvuru numarası, örneğin #42; başvuru web formundan geldiyse yanında "web formu" yazar;
• üç buton: Kabul et (yeşil), Reddet (kırmızı), Mülakat (gri); yetkili oylaması açıksa bir de 👍 Evet ve 👎 Hayır.

Çok uzun cevaplar Discord'un sınırlarına sığması için kartta kısaltılır; o zaman altta "Uzun cevaplar kısaltıldı." yazar. Tam metin kontrol panelinde.

Dosyalar hakkında: Toscio başvuru başına 10 MB'a kadar dosyayı karta kopyalar. Başvuran daha fazlasını gönderdiyse kartta dosya adlarıyla birlikte "⚠️ Discord’a kopyalanamayacak kadar büyük dosyalar (bağlantı 24 saat geçerli)" yazar. Bunları hemen aç: bağlantıları sadece 24 saat çalışır.

Kimler karar verebilir?

• Sunucuyu Yönet iznine sahip üyeler;
• formun yetkili rollerinden birine sahip üyeler (/toscio setup ile ya da form düzenleyicide ayarlanır).

Butona tıklayan başka biri şu mesajı alır: "Başvuruları sadece yetkililer inceleyebilir."

Kabul et

Kabul et'e tıkla. Toscio:

1. kabul için ayarlanan rolleri verir, alınacak olarak ayarlanan rolleri alır;
2. başvurana özel mesaj gönderir: "✅ Sunucu sunucusundaki başvurun kabul edildi!" ve altında senin kabul mesajın;
3. kartı günceller: kart yeşile döner, saatiyle birlikte "✅ @sen tarafından kabul edildi" yazar ve butonlar kaybolur.

Rol verilemezse başka hiçbir şey olmaz: başvuru beklemede kalır ve kartta "⚠️ Rol verilemedi: Sunucu Ayarları → Roller kısmında botun rolünü verilecek rolün üstüne taşı, sonra tekrar dene." yazar. Rol sırasını düzelt ve tekrar Kabul et'e tıkla.

Ban itirazında kabul, rol vermek yerine banı kaldırır. Bkz. Web formu ve ban itirazları.

Reddet

Reddet'e tıkla. Sebep (başvurana gönderilir) alanı olan bir pencere açılır: isteğe bağlı, en fazla 1.000 karakter. Kısa ve saygılı tut.

Sonra Toscio:

1. başvurana özel mesaj gönderir: "Sunucu sunucusundaki başvurun kabul edilmedi." ve altında (form düzenleyicide yazdıysan) ret mesajın ile sebep;
2. kartı kırmızıya çevirir, "❌ @sen tarafından reddedildi" ve sebebi yazar.

Başvuran bekleme süresi dolunca tekrar başvurabilir (varsayılan 24 saat, form düzenleyicide 0 ile 720 saat arası ayarlanır). O zamana kadar şunu görür: "Son başvurun reddedildi. … içinde tekrar başvurabilirsin."

Mülakat

Karar vermeden önce başvuranla konuşmak için Mülakat'a tıkla. Toscio:

1. panel kanalında "Mülakat — başvuran" adlı gizli bir alt başlık açar (başvuran yetkili kanalını göremez ama bu kanalı görebilir);
2. başvuranı ve seni alt başlığa ekler, şu mesajla: "@başvuran, @sen başvurun hakkında seninle konuşmak istiyor. Bu alt başlık gizli.";
3. karta "💬 Mülakat açıldı: #alt-başlık" ekler. Mülakat butonu alt başlığa giden bir bağlantıya dönüşür.

Başvuru beklemede kalır: konuştuktan sonra karta dön ve Kabul et ya da Reddet'e tıkla. Diğer yetkililer, o kanaldaki izinleri gizli alt başlıkları görmeye yetiyorsa alt başlığa katılabilir.

Alt başlık açılamazsa şunu görürsün: "Mülakat alt başlığı açılamadı: botun panel kanalında gizli alt başlık oluşturabildiğinden emin ol." Bkz. İzinler.

Ban itirazlarında Mülakat butonu yoktur: başvuran artık sunucunda değil.

Yetkili oylaması

Premium ile ekibin birlikte karar verebilir. Form düzenleyicide "Yetkili oylamasıyla karar ver" seçeneğini aç ve "Gereken oy" alanına bir sayı gir, örneğin 3.

Her kartta:

• 👍 Evet ve 👎 Hayır güncel oy sayısını gösterir. Kart ayrıca kimin oy verdiğini ve "3 oyda karar verilir" bilgisini listeler.
• Oy vermek için bir butona tıkla. Oyunu geri almak için aynı butona tekrar tıkla; değiştirmek için diğerine tıkla.
• Evet ya da Hayır oyları belirlediğin sayıya ulaştığı anda başvuru, biri Kabul et ya da Reddet'e tıklamış gibi otomatik kabul edilir veya reddedilir: roller, özel mesaj, kart güncellemesi. Karta "🗳️ Yetkili oylamasıyla karar verildi (3 oy)." eklenir. Oylamayla verilen retlerde sebep olmaz.
• Kabul et ve Reddet kullanılmaya devam eder, böylece ekip lideri yine doğrudan karar verebilir.

Sadece karar verebilen üyeler (yetkili rolleri ya da Sunucuyu Yönet) oy kullanabilir. Oylama kontrol panelinde de var ve ikisi senkron kalır.

Başvuranlara giden mesajlar

• Özel mesaj metni ("kabul edildi", "kabul edilmedi", "Sebep") başvuranın Discord dilini takip eder (İngilizce, Fransızca, İspanyolca, Portekizce, Almanca, Türkçe, Lehçe veya Rusça; diğer durumlarda İngilizce). Senin yazdığın mesajlar yazdığın gibi gönderilir.
• Her özel mesajda Bu mesajları artık alma butonu bulunur. Başvuran bunu kullandıysa kartta şu yazar: "ℹ️ Başvuran botun mesajlarını kapatmış: ona kendin haber ver."
• Başvuran özel mesajlarını kapattıysa kartta şu yazar: "ℹ️ Başvuran özel mesajlarını kapatmış: ona kendin haber ver."

İki durumda da karar uygulanır. Web formundan gönderilen başvurularda kartta bunun yerine şu yazar: "ℹ️ Başvuran cevabı başvuru sayfasında görecek."

Kontrol panelinden inceleme

app.toscio.com adresindeki "Başvurular" sayfası tüm başvuruları listeler:

• Sekmeler: "Bekleyen" (sayaçlı), "Kabul", "Ret", "Tümü".
• "Kullanıcı adı ya da yanıt…" arama alanı: başvuranları adına göre bulur, cevaplarının içinde de arar. Birden fazla formun varsa bir de form filtresi çıkar.
• Bir satıra tıklayınca başvuru açılır: tam cevaplar, dosyalar için görsel önizlemeleri, hesap yaşı, sunucudaki süre ve karta gitmek için "Discord’da gör".

Karar vermek için:

• "✓ Kabul et": Discord'daki butonla aynı etki.
• "Reddet…": isteğe bağlı "Ret sebebi (isteğe bağlı, başvurana gönderilir)" alanını doldur, sonra "Reddi onayla".
• "Mülakatı aç", bir mülakat alt başlığı varsa görünür. Mülakatlar Discord'dan açılır.
• Yetkili oylaması açıksa "Yetkili oyları" bloğu oy sayısını ve "👍 Lehte" ile "👎 Aleyhte" butonlarını gösterir. Aynı oyu tekrar verirsen oyun geri alınır.

Her karardan sonra sıradaki başvuru otomatik açılır; böylece listeye dönmeden kuyruğu eritebilirsin. Klavye: başvurular arasında gezinmek için ↑ ↓, kapatmak için Esc.

Discord'daki yetkili kartı da güncellenir. Bu arada başka biri karar verdiyse "Başka biri zaten karar verdi" mesajını görürsün.

Kontrol panelinin ana sayfası ayrıca son bekleyen başvurularla "İncelenecekler" listesini ve istatistikleri gösterir: son 30 gün, kabul oranı, ortalama (medyan) yanıt süresi.

CSV olarak dışa aktar

Premium ile "Başvurular" sayfasının üstündeki "Dışa aktar" butonuna tıkla ve bir format seç:

• Excel: noktalı virgüllü CSV; Excel'in Türkçe ve birçok Avrupa bölge ayarında beklediği format;
• Google Sheets, Numbers: virgüllü standart CSV.

Dosya, o an baktığın başvuruları içerir: aynı durum sekmesi, form filtresi ve arama. Her satır bir başvurudur: numarası, formu, durumu, başvuranın adı ve Discord ID'si, gönderilme ve karar tarihleri (UTC), karar veren ve ret sebebi, ardından her soru için bir sütun. Sütun başlıkları kontrol panelinin dilinde olur. Seçenekler ve dosya adları tek satıra yazılır.

Güvenlik için =, +, - ya da @ ile başlayan bir cevabın başına kesme işareti eklenir, böylece tablo programı onu formül olarak çalıştırmaz.

Başvuranların aşamayacağı kurallar

• Form başına aynı anda tek bekleyen başvuru: "Başvurun zaten inceleniyor. Cevabı özel mesajla alacaksın."
• Kabul edilmişken tekrar başvuru yok: "Başvurun zaten kabul edildi." Üye rolü sonradan kaybederse tekrar başvurabilir.
• Ret sonrası bekleme süresi, form düzenleyicide ayarladığın gibi.
• Başvuru koşulların: hesap yaşı, sunucudaki süre, gerekli ve hariç tutulan roller. Bkz. Form düzenleyici.

Bu kurallar web formunda da aynen uygulanır.

Başvurular ne kadar saklanır?

Sonuçlanan başvurular (kabul ya da ret) sunucunun saklama süresi dolunca otomatik silinir: varsayılan 1 yıl, "Ayarlar" sayfasından değiştirilebilir. Bekleyen başvurular asla otomatik silinmez. Bkz. Üye verileri ve gizlilik.