Bewerbungen prüfen: annehmen, ablehnen, Gespräch

Jede Bewerbung landet als Karte in deinem Team-Kanal. Dein Team liest sie und entscheidet mit einem Klick: Annehmen, Ablehnen oder Gespräch – oder stimmt ab, wenn du die Team-Abstimmung aktiviert hast. Dasselbe geht im Dashboard; beides bleibt synchron.

Was auf der Bewerbungskarte steht

Schickt ein Mitglied seine Bewerbung ab, postet Toscio im Team-Kanal:

• eine Zeile „@Team Neue Bewerbung“, die deine Teamrollen erwähnt;
• Name und Avatar des Bewerbers und den Titel „Bewerbung — Formularname“;
• wann sein Discord-Konto erstellt wurde und wann er deinem Server beigetreten ist – praktisch, um Zweitaccounts zu erkennen;
• jede Frage mit ihrer Antwort („Keine Antwort“ bei übersprungenen optionalen Fragen). Mehrfachauswahlen stehen je eine pro Zeile, Dateien erscheinen als „📎 Name (Größe)“;
• die Dateien selbst, an die Karte gehängt, damit dein Team sie direkt in Discord öffnen kann;
• unten die Bewerbungsnummer, zum Beispiel #42, gefolgt von „Webformular“, wenn die Bewerbung über das Webformular kam;
• drei Buttons: Annehmen (grün), Ablehnen (rot), Gespräch (grau), plus 👍 Dafür und 👎 Dagegen, wenn die Team-Abstimmung aktiv ist.

Sehr lange Antworten werden auf der Karte gekürzt, damit sie in die Discord-Limits passen; unten steht dann „Lange Antworten gekürzt.“ Den vollständigen Text findest du im Dashboard.

Zu Dateien: Toscio kopiert pro Bewerbung bis zu 10 MB an Dateien auf die Karte. Hat der Bewerber mehr geschickt, steht auf der Karte „⚠️ Dateien zu groß, um sie auf Discord zu kopieren (Link 24 h gültig)“ mit den Dateinamen. Öffne sie zeitnah: Die Links funktionieren nur 24 Stunden.

Wer entscheiden darf

• Mitglieder mit der Berechtigung Server verwalten;
• Mitglieder mit einer der Teamrollen des Formulars (festgelegt mit /toscio setup oder im Formular-Editor).

Alle anderen bekommen beim Klick auf einen Button „Nur Teammitglieder können Bewerbungen prüfen.“

Annehmen

Klick auf Annehmen. Toscio:

1. vergibt die Rollen, die bei Annahme vergeben werden sollen, und entfernt die Rollen, die entfernt werden sollen;
2. schickt dem Bewerber eine DM: „✅ Deine Bewerbung auf Server wurde angenommen!“, gefolgt von deiner Annahme-Nachricht;
3. aktualisiert die Karte: Sie wird grün, zeigt „✅ Angenommen von @du“ mit Uhrzeit, und die Buttons verschwinden.

Kann die Rolle nicht vergeben werden, passiert sonst nichts: Die Bewerbung bleibt offen und die Karte zeigt „⚠️ Rolle konnte nicht vergeben werden: Zieh in Servereinstellungen → Rollen die Rolle des Bots über die zu vergebende Rolle und versuch es erneut.“ Korrigiere die Rollenreihenfolge und klick erneut auf Annehmen.

Bei einem Entbannungsantrag hebt das Annehmen den Bann auf, statt Rollen zu vergeben. Siehe Webformular und Entbannungsantrag.

Ablehnen

Klick auf Ablehnen. Es öffnet sich ein Fenster mit Grund (wird an den Bewerber gesendet): optional, bis zu 1.000 Zeichen. Halte dich kurz und bleib respektvoll.

Danach:

1. schickt Toscio dem Bewerber eine DM: „Deine Bewerbung auf Server wurde nicht angenommen.“ mit deiner Ablehnungs-Nachricht (falls du im Formular-Editor eine geschrieben hast) und dem Grund;
2. wird die Karte rot, mit „❌ Abgelehnt von @du“ und dem Grund.

Der Bewerber kann sich erneut bewerben, sobald die Wartezeit vorbei ist (standardmäßig 24 Stunden, einstellbar von 0 bis 720 Stunden im Formular-Editor). Vorher sieht er: „Deine letzte Bewerbung wurde abgelehnt. Du kannst dich in … erneut bewerben.“

Gespräch

Klick auf Gespräch, um vor der Entscheidung mit dem Bewerber zu reden. Toscio:

1. öffnet einen privaten Thread namens „Gespräch — Bewerber“ im Panel-Kanal (den Team-Kanal sieht der Bewerber nicht, diesen hier schon);
2. fügt den Bewerber und dich zum Thread hinzu, mit der Nachricht: „@Bewerber, @du möchte mit dir über deine Bewerbung sprechen. Dieser Thread ist privat.“;
3. ergänzt auf der Karte „💬 Gespräch eröffnet: #thread“. Der Button Gespräch wird zu einem Link auf den Thread.

Die Bewerbung bleibt offen: Wenn ihr gesprochen habt, geh zurück zur Karte und klick auf Annehmen oder Ablehnen. Andere Teammitglieder können dem Thread beitreten, wenn sie in diesem Kanal private Threads sehen dürfen.

Kann der Thread nicht erstellt werden, siehst du: „Gesprächs-Thread konnte nicht erstellt werden: Prüfe, ob der Bot private Threads im Panel-Kanal erstellen darf.“ Siehe Berechtigungen.

Entbannungsanträge haben keinen Gespräch-Button: Der Bewerber ist nicht mehr auf deinem Server.

Team-Abstimmung

Mit Premium entscheidet dein Team gemeinsam. Trag im Formular-Editor unter „Per Team-Abstimmung entscheiden“ eine Zahl bei „Benötigte Stimmen“ ein, zum Beispiel 3.

Auf jeder Karte:

• 👍 Dafür und 👎 Dagegen zeigen den aktuellen Stand. Die Karte listet außerdem, wer abgestimmt hat, und „entschieden bei 3 Stimmen“.
• Klick auf einen Button, um abzustimmen. Klickst du denselben Button noch einmal, wird deine Stimme entfernt; klickst du den anderen, änderst du sie.
• Sobald die Dafür- oder die Dagegen-Stimmen deine Zahl erreichen, wird die Bewerbung automatisch angenommen oder abgelehnt, genau so, als hätte jemand auf Annehmen oder Ablehnen geklickt: Rollen, DM, Kartenupdate. Die Karte ergänzt „🗳️ Per Team-Abstimmung entschieden (3 Stimmen).“ Eine Ablehnung per Abstimmung hat keinen Grund.
• Annehmen und Ablehnen bleiben verfügbar, sodass eine Teamleitung weiterhin direkt entscheiden kann.

Abstimmen können nur Mitglieder, die auch entscheiden dürfen (Teamrollen oder Server verwalten). Abstimmungen gehen auch im Dashboard, und beides bleibt synchron.

Die Nachrichten, die Bewerber bekommen

• Der DM-Text („wurde angenommen“, „wurde nicht angenommen“, „Grund“) folgt der Discord-Sprache des Bewerbers (Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Türkisch, Polnisch oder Russisch; sonst Englisch). Deine eigenen Nachrichten werden so verschickt, wie du sie geschrieben hast.
• Jede DM hat einen Button Diese Nachrichten nicht mehr erhalten. Hat der Bewerber ihn genutzt, steht auf der Karte: „ℹ️ Der Bewerber hat Nachrichten vom Bot deaktiviert: Sag ihm selbst Bescheid.“
• Blockiert der Bewerber DMs, steht auf der Karte: „ℹ️ Der Bewerber blockiert Direktnachrichten: Sag ihm selbst Bescheid.“

In beiden Fällen wird die Entscheidung trotzdem umgesetzt. Bei Bewerbungen über das Webformular steht stattdessen: „ℹ️ Der Bewerber sieht die Antwort auf der Seite seiner Bewerbung.“

Im Dashboard prüfen

Die Seite „Bewerbungen“ auf app.toscio.com listet alle Bewerbungen:

• Tabs „Offen“ (mit Zähler), „Angenommen“, „Abgelehnt“, „Alle“.
• Ein Suchfeld „Name oder Antwort…“: Es findet Bewerber über ihren Namen und durchsucht auch ihre Antworten. Bei mehreren Formularen gibt es zusätzlich einen Formularfilter.
• Klick auf eine Zeile, um die Bewerbung zu öffnen: vollständige Antworten, Bildvorschau für Dateien, Kontoalter, Zeit auf dem Server und „In Discord ansehen“, um direkt zur Karte zu springen.

Zum Entscheiden:

• „✓ Annehmen“: dieselbe Wirkung wie der Discord-Button.
• „Ablehnen…“: Gib optional den „Ablehnungsgrund (optional, wird an den Bewerber gesendet)“ ein, dann „Ablehnung bestätigen“.
• „Gespräch starten“ erscheint, wenn ein Gesprächs-Thread existiert. Gespräche werden in Discord eröffnet.
• Bei aktiver Team-Abstimmung zeigt ein Block „Team-Abstimmung“ den Stand und die Buttons „👍 Dafür“ und „👎 Dagegen“. Stimmst du noch mal gleich ab, wird deine Stimme entfernt.

Nach jeder Entscheidung öffnet sich automatisch die nächste Bewerbung, sodass du die Warteschlange abarbeiten kannst, ohne zur Liste zurückzugehen. Tastatur: ↑ ↓ zum Wechseln zwischen Bewerbungen, Esc zum Schließen.

Die Bewerbungskarte in Discord wird ebenfalls aktualisiert. Hat in der Zwischenzeit schon jemand entschieden, siehst du „Schon von jemand anderem bearbeitet“.

Die Startseite des Dashboards zeigt außerdem „Zu prüfen“ mit den neuesten offenen Bewerbungen sowie Statistiken: letzte 30 Tage, Annahmequote, mittlere Antwortzeit.

CSV-Export

Mit Premium klickst du oben auf der Seite „Bewerbungen“ auf „Exportieren“ und wählst ein Format:

• Excel: CSV mit Semikolons – das Format, das Excel mit deutschen und vielen anderen europäischen Regionaleinstellungen erwartet;
• Google Sheets, Numbers: Standard-CSV mit Kommas.

Die Datei enthält die Bewerbungen, die du gerade siehst: gleicher Status-Tab, gleicher Formularfilter, gleiche Suche. Jede Zeile ist eine Bewerbung mit Nummer, Formular, Status, Name und Discord-ID des Bewerbers, Sende- und Entscheidungsdatum (UTC), wer entschieden hat und dem Ablehnungsgrund, danach eine Spalte pro Frage. Die Spaltenüberschriften sind in der Sprache des Dashboards. Auswahlen und Dateinamen stehen jeweils in einer Zeile.

Zur Sicherheit bekommt jede Antwort, die mit =, +, - oder @ beginnt, ein Apostroph vorangestellt, damit die Tabellenkalkulation sie nicht als Formel ausführt.

Regeln, die Bewerber nicht umgehen können

• Eine offene Bewerbung gleichzeitig pro Formular: „Deine Bewerbung wird bereits geprüft. Du bekommst die Antwort per Direktnachricht.“
• Keine neue Bewerbung nach einer Annahme: „Deine Bewerbung wurde bereits angenommen.“ Verliert das Mitglied die Rolle später, kann es sich erneut bewerben.
• Wartezeit nach einer Ablehnung, wie im Formular-Editor festgelegt.
• Deine Bewerbungsvoraussetzungen: Kontoalter, Zeit auf dem Server, erforderliche und ausgeschlossene Rollen. Siehe Formular-Editor.

Diese Regeln gelten genauso beim Webformular.

Wie lange Bewerbungen gespeichert bleiben

Bearbeitete Bewerbungen (angenommen oder abgelehnt) werden nach der Aufbewahrungsdauer deines Servers automatisch gelöscht: standardmäßig 1 Jahr, einstellbar unter „Einstellungen“. Offene Bewerbungen werden nie automatisch gelöscht. Siehe Mitgliederdaten und Datenschutz.