Mitgliederdaten und Datenschutz (DSGVO)

Toscio speichert so wenig wie möglich, so kurz wie möglich, und jedes Mitglied kann seine eigenen Daten einsehen, herunterladen und löschen, ohne jemanden fragen zu müssen. Diese Seite ist für Mitglieder und Server-Admins gleichermaßen.

Was Toscio speichert

Über einen Bewerber, für jede Bewerbung:

• Discord-ID, Anzeigename und Avatar;
• das Datum seines Serverbeitritts und seine Discord-Sprache;
• seine Antworten, inklusive der ausgewählten Optionen;
• bei Datei-Fragen: Name, Größe und Typ jeder Datei sowie einen Link dazu. Die Dateien selbst liegen als Anhänge an der Bewerbungskarte im Discord-Team-Kanal des Servers;
• bei einem Entbannungsantrag: ob die Person gebannt ist, und den Banngrund, falls Toscio ihn lesen kann;
• die Entscheidung, wer sie getroffen hat, und gegebenenfalls den Ablehnungsgrund;
• falls der Server die Team-Abstimmung nutzt: wer dafür oder dagegen gestimmt hat.

Außerdem gespeichert:

• ob das Mitglied die DMs von Toscio abgeschaltet hat (Button Diese Nachrichten nicht mehr erhalten), damit diese Entscheidung weiter respektiert wird;
• für Leute, die sich über ein Webformular bewerben: eine Login-Sitzung für höchstens 7 Tage. Die Anmeldung mit Discord teilt nur deine Discord-ID, deinen Benutzernamen und deinen Avatar: nicht deine Server, nicht deine Nachrichten. „Abmelden“ auf der Formularseite beendet sie;
• für Admins, die das Dashboard nutzen: eine Login-Sitzung (Discord-ID, Name, Avatar und die Liste der Server, die du verwaltest) für höchstens 7 Tage;
• für Admins, die Premium bezahlen: Stripe-Kunden-ID, Abo-Status und Rechnungen.

Toscio liest keine Nachrichten, verkauft keine Daten, zeigt keine Werbung und nutzt deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Die Daten werden in der Europäischen Union (Paris) gespeichert. Die vollständige Liste der Dienstleister steht in der Datenschutzerklärung.

Für Mitglieder: Daten einsehen, herunterladen oder löschen

Tipp /toscio privacy ein. Das funktioniert auf jedem Server mit Toscio und in Direktnachrichten mit dem Bot. Die Antwort siehst nur du.

Toscio zeigt dir, wie viele Bewerbungen es über dich speichert und auf wie vielen Servern, mit drei Buttons:

Meine Daten herunterladen

Klick auf Meine Daten herunterladen. Ein paar Sekunden später bekommst du eine Datei namens toscio-donnees.json, nur für dich sichtbar, mit allem, was Toscio über dich speichert: deine Bewerbungen auf allen Servern, deine DM-Einstellung und ob du eine Dashboard-Sitzung oder ein Premium-Abo hast.

Meine Daten löschen

1. Klick auf Meine Daten löschen.
2. Lies die Warnung: „Alle deine Bewerbungen auf allen Servern endgültig löschen? Die Server können sie dann nicht mehr sehen.“
3. Klick auf Ja, alles löschen (oder Abbrechen).

Damit werden alle deine Bewerbungen auf allen Servern gelöscht, deine Dashboard- und Webformular-Sitzungen und, falls du im Team eines Servers bist, deine abgegebenen Stimmen. Zwei Dinge bleiben absichtlich erhalten:

• deine DM-Einstellung, damit Toscio sie weiter respektiert;
• Rechnungen, falls du Premium bezahlt hast, weil das Gesetz die Aufbewahrung verlangt.

Das Löschen bei Toscio entfernt keine Nachrichten, die schon in Discord gepostet wurden, etwa die Bewerbungskarte im Team-Kanal eines Servers und die daran hängenden Dateien. Das sind Discord-Nachrichten, die das Team des jeweiligen Servers verwaltet: Frag dort nach, wenn sie entfernt werden sollen.

Direktnachrichten abschalten

Jede DM von Toscio (Entscheidungen zu Bewerbungen, Dank fürs Voten) hat einen Button Diese Nachrichten nicht mehr erhalten. Ein Klick, und Toscio schreibt dir keine DMs mehr. Nachrichten wieder aktivieren macht das rückgängig. Das Team bekommt den Hinweis, dich anders zu kontaktieren.

Für Admins: deine Verantwortung

Wenn sich Mitglieder auf deinem Server bewerben, entscheidet dein Server, was gefragt wird und was mit den Antworten passiert. Toscio verarbeitet die Bewerbungen in deinem Auftrag. Die Seite „Einstellungen“ im Dashboard erinnert dich an das Wichtigste:

• Frag keine sensiblen Daten ab: Gesundheit, Religion, politische Meinung, sexuelle Orientierung, und keine Ausweisdokumente. Discord-Mitglieder können schon 13 Jahre alt sein. Bei Datei-Fragen gilt das auch für Fotos oder Scans von Ausweisen.
• Frag nur ab, was du für die Entscheidung brauchst.
• Mitglieder können jederzeit /toscio privacy nutzen. Bittet dich ein Mitglied, die Bewerbungskarte in deinem Kanal zu löschen, lösch diese Discord-Nachricht selbst: Die angehängten Dateien verschwinden mit ihr.
• Der CSV-Export (Premium) legt Bewerberdaten in einer Datei auf deinem Rechner ab: Halte sie privat und lösch sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.

Aufbewahrungsdauer festlegen

1. Öffne app.toscio.com, wähl deinen Server und dann „Einstellungen“.
2. Wähl unter „Aufbewahrung der Bewerbungen“ einen Zeitraum: 30 Tage, 90 Tage, 180 Tage, 1 Jahr, 2 Jahre oder 3 Jahre.
3. Die Auswahl wird sofort gespeichert: „Aufbewahrungsdauer gespeichert“.

So funktioniert es:

• Standard ist 1 Jahr;
• nur bearbeitete Bewerbungen (angenommen oder abgelehnt) werden nach Ablauf gelöscht, gerechnet ab der Entscheidung;
• offene Bewerbungen werden nie automatisch gelöscht;
• angefangene, aber nie abgeschickte Bewerbungen werden nach 24 Stunden gelöscht.

Bewahre sie so lange auf, wie deine Rekrutierung es braucht, nicht länger: Das verlangt die DSGVO.

Wenn du Toscio von deinem Server entfernst

Verlässt der Bot einen Server, werden alle Daten dieses Servers (Formulare, Bewerbungen, Einstellungen) 30 Tage später gelöscht. Fügst du Toscio vorher wieder hinzu, geht nichts verloren. Rechnungen bleiben aus rechtlichen Gründen erhalten.

Löschst du ein Formular im Dashboard, werden seine Bewerbungen sofort gelöscht: siehe Formular-Editor.

Fragen

Lies die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen, oder schreib an contact@toscio.com. Bei Fragen dazu, wie ein bestimmter Server deine Antworten nutzt, wende dich an das Team dieses Servers.