Traiter les candidatures

Chaque candidature arrive dans ton salon du staff sous forme de fiche. Ton équipe la lit et tranche en un clic : Accepter, Refuser ou Entretien, ou vote dessus si tu as activé les votes du staff. Tu peux faire la même chose depuis le dashboard : les deux restent synchronisés.

Ce que contient la fiche

Quand un membre envoie sa candidature, Toscio publie dans le salon du staff :

• une ligne « @Staff Nouvelle candidature » qui mentionne tes rôles staff ;
• le pseudo et l’avatar du candidat, et le titre « Candidature — nom du formulaire » ;
• la date de création de son compte Discord et son ancienneté sur ton serveur, bien pratique pour repérer les doubles comptes ;
• chaque question avec sa réponse (« Pas de réponse » pour une question facultative laissée vide). Les choix multiples s’affichent un par ligne, les fichiers sous la forme « 📎 nom (taille) » ;
• les fichiers eux-mêmes, en pièces jointes de la fiche : ton équipe les ouvre directement dans Discord ;
• le numéro de la candidature en bas, par exemple #42, suivi de « formulaire web » si elle vient du formulaire web ;
• trois boutons : Accepter (vert), Refuser (rouge), Entretien (gris), plus 👍 Pour et 👎 Contre si les votes du staff sont activés.

Les réponses très longues sont raccourcies sur la fiche pour tenir dans les limites de Discord ; le bas de la fiche indique alors « Réponses longues raccourcies. » Le texte complet est dans le dashboard.

À propos des fichiers : Toscio recopie jusqu’à 10 Mo de fichiers par candidature sur la fiche. Si le candidat en a envoyé plus, la fiche affiche « ⚠️ Fichiers trop lourds pour être copiés sur Discord (lien valable 24 h) » avec le nom des fichiers. Ouvre-les vite : leur lien ne fonctionne que 24 h.

Qui peut décider

• les membres qui ont la permission Gérer le serveur ;
• les membres qui ont un des rôles staff du formulaire (choisis avec /toscio setup ou dans l’éditeur de formulaire).

Les autres reçoivent « Seul le staff peut traiter les candidatures. »

Accepter

Clique sur Accepter. Toscio :

1. donne les rôles prévus à l’acceptation, et retire ceux à retirer ;
2. envoie un MP au candidat : « ✅ Ta candidature sur Serveur a été acceptée ! », suivi de ton message d’acceptation ;
3. met la fiche à jour : elle passe au vert, affiche « ✅ Acceptée par @toi » avec l’heure, et les boutons disparaissent.

Si le rôle ne peut pas être donné, rien d’autre ne se passe : la candidature reste en attente et la fiche affiche « Impossible de donner le rôle : dans Paramètres du serveur → Rôles, place le rôle du bot au-dessus du rôle à donner, puis réessaie. » Corrige l’ordre des rôles et clique de nouveau sur Accepter.

Pour un recours de ban, accepter lève le ban au lieu de donner des rôles. Voir Formulaire web et recours de ban.

Refuser

Clique sur Refuser. Une fenêtre s’ouvre avec Motif (envoyé au candidat) : facultatif, jusqu’à 1 000 caractères. Reste bref et respectueux.

Toscio :

1. envoie un MP au candidat : « Ta candidature sur Serveur n’a pas été retenue. », avec ton message de refus (si tu en as écrit un dans l’éditeur) et le motif ;
2. passe la fiche en rouge avec « ❌ Refusée par @toi » et le motif.

Le candidat peut repostuler une fois le délai écoulé (24 h par défaut, de 0 à 720 h dans l’éditeur). Avant, il voit : « Ta dernière candidature a été refusée. Tu pourras postuler à nouveau dans …. »

Entretien

Clique sur Entretien pour échanger avec le candidat avant de décider. Toscio :

1. ouvre un fil privé « Entretien — candidat » dans le salon du panneau (le candidat ne voit pas ton salon du staff, mais il voit forcément celui-ci) ;
2. y ajoute le candidat et toi, avec le message : « @candidat, @toi souhaite échanger avec toi au sujet de ta candidature. Ce fil est privé. » ;
3. ajoute « 💬 Entretien ouvert : #fil » sur la fiche. Le bouton Entretien devient un lien vers le fil.

La candidature reste en attente : une fois la discussion terminée, reviens sur la fiche et clique sur Accepter ou Refuser. Les autres membres du staff peuvent rejoindre le fil si leurs permissions sur ce salon leur permettent de voir les fils privés.

Si le fil ne peut pas être créé, tu verras : « Impossible d’ouvrir le fil d’entretien : vérifie que le bot peut créer des fils privés dans le salon du panneau. » Voir Permissions.

Un recours de ban n’a pas de bouton Entretien : le candidat n’est plus sur ton serveur.

Les votes du staff

Avec le Premium, ton équipe peut décider à plusieurs. Dans l’éditeur de formulaire, section « Traitement par le staff », active « Décider par vote du staff » et indique les « Votes nécessaires », par exemple 3.

Sur chaque fiche :

• 👍 Pour et 👎 Contre affichent le décompte. La fiche liste aussi qui a voté, et « décision à 3 votes ».
• Clique sur un bouton pour voter. Reclique sur le même pour retirer ton vote ; clique sur l’autre pour le changer.
• Dès que les votes « Pour » ou les votes « Contre » atteignent ton nombre, la candidature est acceptée ou refusée automatiquement, exactement comme avec Accepter ou Refuser : rôles, MP, mise à jour de la fiche. La fiche ajoute « 🗳️ Décision prise par le vote du staff (3 votes). » Un refus par vote n’a pas de motif.
• Accepter et Refuser restent disponibles : un responsable peut toujours trancher directement.

Seuls les membres qui peuvent décider (rôles staff ou Gérer le serveur) peuvent voter. Les votes sont aussi disponibles dans le dashboard, et les deux restent synchronisés.

Les messages reçus par le candidat

• Le cadre du MP (« a été acceptée », « n’a pas été retenue », « Motif ») suit la langue Discord du candidat (français, anglais, espagnol, portugais, allemand, turc, polonais ou russe ; anglais sinon). Tes propres messages partent tels que tu les as écrits.
• Chaque MP a un bouton Ne plus recevoir ces messages. Si le candidat l’a utilisé, la fiche indique : « Le candidat a désactivé les messages du bot : préviens-le toi-même. »
• Si le candidat bloque ses MP, la fiche indique : « Le candidat bloque ses messages privés : préviens-le toi-même. »

Dans les deux cas, la décision est bien appliquée. Pour une candidature envoyée par le formulaire web, la fiche indique plutôt : « Le candidat verra la réponse sur la page de sa candidature. »

Traiter depuis le dashboard

La page « Candidatures » d’app.toscio.com liste toutes les candidatures :

• Onglets « En attente » (avec un compteur), « Acceptées », « Refusées », « Toutes ».
• Un champ de recherche, « Pseudo ou réponse… » : il retrouve les candidats par leur pseudo et cherche aussi dans leurs réponses. Si tu as plusieurs formulaires, un filtre par formulaire s’ajoute.
• Clique sur une ligne pour ouvrir la candidature : réponses complètes, aperçu des images envoyées, âge du compte, ancienneté sur le serveur, et « Voir dans Discord » pour retrouver la fiche.

Pour décider :

• « ✓ Accepter » : même effet que le bouton dans Discord.
• « Refuser… » : saisis le « Motif du refus » (facultatif, envoyé au candidat), puis « Confirmer le refus ».
• « Ouvrir l’entretien » apparaît quand un fil d’entretien existe. Les entretiens s’ouvrent depuis Discord.
• Avec les votes du staff, un bloc « Votes du staff » affiche le décompte et les boutons « 👍 Pour » et « 👎 Contre ». Revoter pareil retire ton vote.

Après chaque décision, la candidature suivante s’ouvre toute seule : tu vides la file sans revenir à la liste. Au clavier : ↑ ↓ pour passer d’une candidature à l’autre, Échap pour fermer.

La fiche dans Discord est mise à jour elle aussi. Si quelqu’un a tranché entre-temps, tu verras « Déjà traitée par quelqu’un d’autre ».

L’accueil du dashboard affiche aussi « À traiter » avec les dernières candidatures en attente, et quelques statistiques : 30 derniers jours, taux d’acceptation, temps de réponse médian.

Exporter en CSV

Avec le Premium, clique sur « Exporter » en haut de la page « Candidatures » et choisis un format :

• Excel (« CSV avec point-virgule ») : le format qu’attend Excel en français et dans beaucoup d’autres langues européennes ;
• Google Sheets, Numbers (« CSV standard ») : avec des virgules.

Le fichier reprend les candidatures affichées : même onglet de statut, même filtre de formulaire, même recherche. Une ligne par candidature, avec son numéro, le formulaire, le statut, le pseudo et l’ID Discord du candidat, les dates d’envoi et de décision (UTC), qui a décidé et le motif de refus, puis une colonne par question. Les en-têtes de colonnes et les statuts sont dans la langue du dashboard au moment de l’export (en français si ton dashboard est en français). Les choix et les noms de fichiers tiennent sur une ligne.

Par sécurité, une réponse qui commence par =, +, - ou @ est précédée d’une apostrophe : le tableur ne l’exécute pas comme une formule.

Les règles que les candidats ne peuvent pas contourner

• Une seule candidature en attente par formulaire : « Ta candidature est déjà en cours d’examen. Tu recevras la réponse en message privé. »
• Pas de nouvelle candidature une fois accepté : « Ta candidature a déjà été acceptée. » Si le membre perd le rôle plus tard, il peut repostuler.
• Un délai après un refus, réglé dans l’éditeur.
• Tes conditions pour postuler : âge du compte, ancienneté sur le serveur, rôles requis et exclus. Voir l’éditeur de formulaire.

Ces règles s’appliquent de la même façon au formulaire web.

Combien de temps les candidatures sont gardées

Les candidatures traitées (acceptées ou refusées) sont supprimées automatiquement après la durée de conservation de ton serveur : 1 an par défaut, réglable dans « Réglages ». Les candidatures en attente ne sont jamais supprimées automatiquement. Voir Données des membres.